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Prestações de Contas Exercício 2015

Como proceder e enviar os arquivos eletrônicos da Prestação de Contas 2015 à AGE?

Inicialmente, considerando às disposições constantes da Portaria Estadual Nº122/2008-GAB/AGE, de 04 de agosto de 2008, que versa sobre a regulamentação dos procedimentos para o registro das conformidades efetuadas pelos agentes públicos de controle, que assim determina:

 “Art. 1º A Conformidade dos Registros de Gestão consiste na certificação dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira  SIAFEM e da existência de documentos hábeis que comprovem as operações.

Art. 2º A Conformidade dos Registros de Gestão tem como finalidade:

verificar se os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial efetuados pela Unidade Gestora Executora foram realizados em observância às normas vigentes; e

II a existência de documentação que suporte as operações registradas.

Art. 3º Os Agentes Públicos de Controle, após o exame da documentação hábil, registrarão as conformidades de acordo com as transações do subsistema AUDICON do SIAFEM/PA.

§ 1º Para que sejam implementadas as conformidades de que trata o caput deste artigo, os responsáveis pela gerência, setor ou departamento financeiro de cada Órgão/Entidade adotarão as seguintes providências:

I  impressão diária da relação dos documentos emitidos no dia anterior pelo SIAFEM/PA, mediante a transação IMPCONFORM;

II  assinatura da relação impressa para fins de conhecimento e responsabilização pela emissão dos documentos nela constantes;

III  remessa aos Agentes Públicos de Controle da relação de que trata o inciso I, juntamente com os respectivos processos.

§ 2º Os Agentes Públicos de Controle ao receberem diariamente a relação de atos e fatos registrados pelo SIAFEM/PA, acompanhados dos documentos que motivaram o seu registro, analisarão a conformidade da gestão orçamentária, financeira e patrimonial, após o que registrarão a conformidade referente ao dia do movimento.

§ 3º O registro será feito de forma eletrônica no Órgão/Entidade onde o Agente Público de Controle exerce suas funções. (grifos nossos)”

          Orientamos que cumpre ao APC observar o fluxo de processos estabelecidos na Portaria 122/2008-GAB/AGE, de 04 de agosto de 2008. Primeiramente, a conformidade dos Registros de Gestão consiste na certificação dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no SIAFEM e da existência de documentos hábeis que comprovem as operações, eis que a finalidade da conformidade consiste em: verificar se os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial efetuados pela Unidade Gestora Executora foram realizados em observância às normas vigentes e a existência de documentação que suporte as operações registradas.

           Assim, a Portaria 122/2008-GAB/AGE exige que sejam cumpridos os procedimentos para o registro das conformidades visando à obtenção de razoável segurança para se proceder ao registro da Conformidade Diária, no SIAFEM, em sua plenitude, bem como para subsidiar a emissão do Relatório e Parecer da Unidade de Controle Interno, nos moldes estabelecidos na Instrução Normativa AGE N° 001/2014, de 20 de novembro de 2014.  

           A esse respeito, cumpre trazer as disposições exaradas na Instrução Normativa AGE N° 001/2014, de 20 de novembro de 2014, que trata da AMPLITUDE E FORMA DE ATUAÇÃO DA(O/OS) UCI/APC’S NA REALIZAÇÃO DA CONFORMIDADE DIÁRIA DOS ATOS DE GESTÃO, que assim dispõe:

“12.3.3.1 Forma de Atuação: Preventiva ou Corretiva?

As atividades desenvolvidas pela(o/os) UCI/APC’s tiveram caráter, eminentemente <<preventivo[1] ou corretivo[2] ou preventivo e corretivo>>.

12.3.3.2 – Amplitude de Atuação: Em todos os Processos ou por Amostragem?

Estima-se a amplitude de atuação da(o/os) UCI/APC’s em <<informe o percentual>>[a1] % dos processos e/ou transações, << ou sem>> a utilização de critérios de amostragem[3], visando dar conformidade aos Atos de Gestão, atuando <<em todos ou em parte>> os(dos) documentos processados, uma vez que o volume de transações e/ou processos físicos existentes no Órgão/Entidade mostrou-se <<superior ou compatível>> com a capacidade instalada[4]. O critério de amostragem, se for o caso, baseou-se em <<descrever>>.

12.3.3.3 – Houve Disponibilização/Encaminhamento dos Processos para Análise?

Quanto ao recebimento dos processos administrativos para análise e realização do procedimento de Conformidade Diária, registra-se que o fluxo de processos ocorreu em << ou conformidade parcial ou desconformidade>> com as disposições da Portaria AGE Nº 122/2008, uma vez que <<todos ou nem todos>> os processos foram encaminhados pelos Responsáveis pelo Setor Financeiro ou Setores equivalentes, mesmo após serem demandados por esta(e/es) UCI/APC’s, se for o caso.

12.3.3.4 O procedimento de Conformidade Diária para Certificação dos Atos e Fatos foi realizada?

Conformidade Diária dos processos, objetivando a certificação dos registros dos Atos e Fatos de execução Orçamentária, Financeira, Operacional e Patrimonial, foi realizada de forma << ou parcialmente satisfatória ou insatisfatória>> pela(o/os) UCI/APC’(s), após a devida análise dos processos respectivos conforme estabelecido na Portaria AGE Nº 122/2008.

a.   Os Papéis de Trabalho utilizados na Conformidade Diária foram anexados ao processo?

As manifestações da(o/os) UCI/APC’s para subsidiar o procedimento de Conformidade Diária ocorreram <<com ou sem>> a utilização de check list[5] de verificação ou equivalente, <<anexando-as ou não as anexando>> ao Processo analisado.

b.   Qual o estágio atual de evolução da(o/os) UCI/ APC’s frente aos procedimentos estabelecidos para Análise Documental que resulte em detecção de eventual restrição?

Para os casos passíveis de CONFORMIDADE COM RESTRIÇÃO, a metodologia[6] utilizada pela(o/os) UCI/APC’(s) foi/será de:

    orientação verbal;

    orientação verbal; caso não resolvido, orientações emitidas em folha de despacho diretamente no processo; caso não resolvido, a emissão de Solicitação de Ação Corretiva – SAC ao Setor Responsável e competente para adoção das medidas corretivas;

    orientação verbal; caso não resolvido, orientações emitidas em folha de despacho diretamente no processo; caso não resolvido, a emissão de Solicitação de Ação Corretiva – SAC ao Setor Responsável e competente para adoção das medidas corretivas; caso não resolvido, comunicação ao Gestor Máximo para adoção de providências junto aos Setores Responsáveis;

    orientação verbal; caso não resolvido, orientações emitidas em folha de despacho diretamente no processo; caso não resolvido, a emissão de Solicitação de Ação Corretiva – SAC ao Setor Responsável e competente para adoção das medidas corretivas; caso não resolvido, comunicação ao Gestor Máximo para adoção de providências junto aos Setores Responsáveis; caso não resolvido, restrição[7] no SIAFEM ou Sistema equivalente e comunicação, quando da emissão do Relatório Anual da(o/os) UCI/APC’s, à AGE e Clientes externos do status da restrição na data base de 31 de dezembro do Exercício analisado.

c.   Qual o estágio atual de evolução da(o/os) UCI/APC’s na utilização de Solicitação de Ação Corretiva – SAC?

A metodologia[8] utilizada pela(o/os) UCI/APC’(s) para emissão, eventualmente, de Solicitação de Ação Corretiva – SAC é melhor representada pela seguinte assertiva, representando seu atual estágio de implementação de controles para sua emissão, sistematização, acompanhamento e registro de Conformidade Diária no SIAFEM:

    Não foram emitidas SAC’s no Exercício. As SAC’s, se ocorreram, não foram formalizadas, pois a estratégia de atuação atual está baseada em orientação verbal.

    Além de orientação verbal realizadas sempre que necessário, ocorreram manifestações da(o/os) UCI/APC’s, mediante folha de despacho, diretamente no processo. Estas manifestações foram devidamente encaminhadas ao Setor Responsável e competente para adoção de medidas corretivas. Ainda não hácontrole das SAC’s eventualmente emitidas, nem dos status de atendimento destas solicitações pelos Setores envolvidos.

    Além de orientação verbal, ocorreram manifestações da(o/os) UCI/APC’s mediante folha de despacho, diretamente no processo, com encaminhamentos ao Setor Responsável e competente para adoção das medidas corretivas. Há controle, manual ou informatizado, das SAC’s eventualmente emitidas, o status de atendimento das mesmas é desconhecido ou parcialmente conhecido. Neste cenário, foram realizados, integralmente ou parcialmente, os Registros de Conformidade no SIAFEM. Assim, <<Informe o Número de SAC's emitidas>> [A2]  SAC’s foram eventualmente emitidas no Exercício analisado.

    Além de orientação verbal e manifestações da(o/os) UCI/APC’s mediante folha de despacho, diretamente no processo, foram/serão emitidas SAC’s devidamente formalizadas e numeradas, e/ou Memorandos, com encaminhamentos ao Setor Responsável e competente para adoção das medidas corretivas. Há controle, manual ou informatizado, das SAC’s que eventualmente forem emitidas. O status de atendimento das mesmas, se for o caso, é acompanhado e conhecido, independentemente de reenvio do processo por outros Setores. Logo, quando necessário, são emitidas comunicações tempestivas ao Gestor Máximo para determinação de providências. Quando estas não são realizadas no prazo estabelecido, a(o/os) UCI/APC’s procede(m) ao Registro de Conformidade Com Restrição no SIAFEM.

d. Qual a Efetividade das Recomendações que foram Sistematizadas pela(o/os) UCI/APC’s?

d.1.   Emissão e Implementação de Solicitação de Ação Corretiva – SAC.” (grifos nossos)

          Por fim, orientamos que todos os elementos apontados pela UCI/APC´s são merecedores de registros buscando a sua conformidade, portanto deve proceder conforme Portaria 122/2008-GAB/AGE e Instrução Normativa AGE N° 001/2014 infracitadas.

         Ressaltamos que, em nosso site: www.age.pa.gov.br, campo “AGE ORIENTA”, disponibilizamos as orientações aos temas mais recorrentes, assim como as legislações pertinentes.

[1] Preventivo: Os trabalhos, além de correção das falhas isoladas, proporcionam melhoria no fluxo dos processos, sendo adotadas medidas pela (o/os) UCI/APC’(s) para sua correção.

[2] Corretivo. Os trabalhos proporcionam correção das falhas apenas nos processos analisados, de forma isolada;

[3] Se for o caso de Amostragem: descrever qual a metodologia adotada para seleção dos processos que sofreram análise: materialidade; relevância; criticidade; aleatório; planejamento anual.

[4] Tendo como pressuposto que quanto maior o número de processos a serem analisados, ou maior grau de amplitude, complexidade e profundidade dos exames realizados, a utilização de Técnicas de Amostragem se justificará, e deverá ser praticada, sempre que a(o/os) UCI/APC’s demonstrar(em) que a atuação em todos os processos poderá ocasionar “estrangulamentos” no fluxo operacional, como demora excessiva, ineficiência no trâmite processual, risco de perda de prazos legais e/ou gerenciais, ou ainda, quando limitar a profundidade e amplitude de análise necessária ao tema, prejudicando, assim, os objetivos pretendidos quanto à avaliação dos Controles Internos. A(o/os) UCI/APC’s deverá(ão) planejar diariamente e/ou periodicamente suas atividades para otimizar seus trabalhos e resultados pretendidos, inclusive, se for o caso, para obtenção de amostragem significativa e relevante sobre os assuntos verificados, sendo indicada a utilização de Técnicas de Amostragem sempre que o volume de transações e/ou processos físicos existentes no(a) Órgão/Entidade for, comprovadamente, superior a capacidade instalada da(o/os) UCI/ APC’s.

[5] Papel de Trabalho elaborado e utilizado para comprovar a realização de procedimento verificação de itens de Controles Internos, subsidiando, de forma consubstanciada, o registro da Conformidade dos Atos de Gestão em documento próprio a ser anexado no próprio processo, evidenciando e comunicando, com total transparência, os aspectos avaliados e os resultados alcançados aos Clientes internos e externos.

[6] Demonstra o estágio atual de evolução da(o/os) UCI/APC’s frente aos procedimentos necessários e esperados: partindo-se de uma escala informal, incipiente, atuante e comportamento esperado. Quanto mais próximo do comportamento esperado, mais valor estará agregando para a Gestão.

[7] As restrições no SIAFEM deverão serão monitoradas pelo(s) APC’s para informação de seu status na data base de 31 de dezembro do Exercício analisado..

[8] Demonstra o estágio atual de evolução da(o/os) UCI/APC’s frente aos procedimentos necessários e esperados: partindo-se de uma escala informal, incipiente, atuante e comportamento esperado. Quanto mais próximo do comportamento esperado, mais valor estará agregando para a Gestão.


 [a1]Informe o percentual

 [A2]Informe o Número de SACS emitidas

Solicito especial atenção de Vossa Excelência, no sentido de esclarecer se a segunda remessa do RELATÓRIO DE GESTÃO 2015, o qual deverá ser remetido a essa AGE em 14 de janeiro de 2016, deverá ser feita menção somente aos itens que sofrerem eventual alteração com relação à primeira remessa, por meio de mero ofício mencionando as alterações, devidamente instruídas com papéis de trabalho, OU se o RELATÓRIO deverá ser refeito e reenviado na íntegra.

Em resposta à consulta formulada a esta AGE, informamos:

         Que a Instrução Normativa AGE Nº 001/2014, de 20 de novembro de 2014 , com as atualizações posteriores, assim dispõe:

CAPITULO VI – DA COMPOSIÇÃO E ORGANIZAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DE GESTÃO DOS RECURSOS PÚBLICOS ESTADUAIS ANUAL

(Incisos I,II,III,IV e V do Art.5º da Resolução Nº18.545, de 23.01.14)

 Art. 18. Os documentos que integram os autos iniciais dos processos de Prestação de Contas de Gestão de Recursos Públicos Estaduais Anual,disciplinados no Capítulo III – DA ORGANIZAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL DE GESTÃO, Art. 5º, Incisos I à V, da Resolução Nº 18.545, de 23/01/2014, do Tribunal de Contas do Estado – TCE, a serem encaminhados pelos Órgãos/Entidades do Poder Executivo Estadual àquela Egrégia Corte de Contas, devem ser apensados ao Ofício de Protocolização de Solicitação de emissão de Relatório e Parecer, de que trata o Art. 11 c/c Art. 17 e conforme ANEXO II desta IN, permitindo uma atuação preventiva da AGE na verificação da composição e organização documental e demais procedimentos correlatos.

 Art. 19 A responsabilidade pela adequada composição e organização documental de que trata o Artigo anterior é da Autoridade Máxima e/ou do Ordenador de Despesas Originário e/ou Dirigente Máximo do(a) Órgão/Entidade, com o devido auxílio de suas Áreas Técnicas/Setoriais, no limite de suas atribuições. (Redação dada pelo Art. 5º da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)

Parágrafo Primeiro: Observada alguma falha formal na composição e organização documental ou ausência de informação obrigatória, a AGE atuará preventivamente, junto ao Órgão/ Entidade fazendo as Recomendações necessárias para corrigir eventuais falhas/equívocos, objetivando o aperfeiçoamento/melhoria do Processo de Prestação de Contas Anual.

Parágrafo Segundo: As informações e documentos encaminhados a este Órgão Central do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual serão, a seu critério, objeto de verificação e correlação de dados junto aos Sistemas Corporativos de Governo e/ou com Relatórios de Monitoramento dos Órgãos Responsáveis pela Gestão dos Sistemas SIMAS, SISPATWEB, SIGIRH, SIAFEM, GP PARÁ, SEOWEB e SORE ou demais Sistemas existentes ou a serem implementados para utilização com os mesmos fins. (grifos nossos)

          Logo, orientamos que a data limite de 14/01/2016, conforme aduz o Anexo I – Cronograma e Conteúdo Processual para Administração Direta Exercício 2015, para o envio de Documentos/Informações Complementares aos ANEXOS do Ofício de Protocolização de Solicitação não será causa para que o Relatório seja refeito, podendo, se necessário, envio de novo ofício registrando as alterações das informações antes prestadas e/ou anexando documentos/informações alterados.

        Ressaltamos que, em nosso site: www.age.pa.gov.br, campo “AGE ORIENTA”, disponibilizamos as orientações aos temas mais recorrentes, assim como as legislações pertinentes.

Levando em consideração a Portaria AGE 122/2008, atrelada ao sistema SIAFEM, modulo AUDICON na conformidade diária SEM RESTRIÇOES, COM RESTRIÇÕES. Pergunto: Como nossa conformidade será por técnica de amostragem,. Teremos que utilizar o sistema SIAFEM  no modulo AUDICON? Considerando que a técnica de amostragem e e o modulo AUDICON são conflitantes.

Inicialmente, considerando que os servidores na função de Agentes Públicos de Controle – APC’s, são os responsáveis pelo registro das conformidades dos atos e fatos ocorridos nos respectivos órgãos e entidades da administração Pública Estadual sob sua competência, conforme inciso II do Art. 35 do Decreto Estadual Nº 2.536/2006.

           A esse respeito, versa a Portaria AGE Nº 122/2008, regulamentando os procedimentos para o registro das conformidades efetuadas pelos Agentes Públicos de Controle – APC’s, nesse sentido o Art. 1º preconiza:

“Art. 1º A Conformidade dos Registros de Gestão consiste na certificação dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira  SIAFEM e da existência de documentos hábeis que comprovem as operações.” (grifos nossos)

         A IN AGE Nº 001/2014, que “Dispõe sobre a definição de procedimentos adicionais a serem observados pelos Órgãos/Entidades integrantes do Poder Executivo Estadual por ocasião da Prestação de Contas de Gestão de Recursos Públicos Estaduais Anual junto ao Tribunal de Contas do Estado – TCE”, trata do temaAmostragem no Item III do Relatório da UCI/APC, Anexo IV da referida IN, conforme transcrito a seguir:

 “III – AMPLITUDE E FORMA DE ATUAÇÃO DA UCI/APC NA REALIZAÇÃO DA CONFORMIDADE DIÁRIA DOS ATOS DE GESTÃO:

 A (O/Os) Unidade de Controle Interno – UCI/ Agente(s) Público(s) de Controle - APC, visando dar conformidade aos Atos de Gestão atuou em ____%dos documentos processados <<com ou sem>> a utilização de critérios de amostragem3 e/ou baseadas em seu planejamento anual.

          Ressalte-se que, no que tange a utilização de AMOSTRAGEM, consta o seguinte texto em nota de rodapé:

3 - Se for o caso de Amostragem: descrever qual a metodologia adotada para seleção dos processos que sofreram análise: materialidade; relevância; criticidade; aleatório; planejamento anual.” (grifos nossos)

        Assim, se for o caso de Amostragem, a UCI/APC deverá descrever qual a metodologia adotada para seleção dos processos analisados, dentre os quais, destaca a IN: materialidaderelevânciacriticidade, aleatório; planejamento anual.

         Neste sentido, cumpre asseverar que consta no Banco de Recomendações deste Órgão Central do Sistema de Controle Interno, Recomendação Padrão -   RP, inclusive recomendada à SEDOP, por meio do Relatório de Auditoria de Gestão AGE, para o Exercício 2014, que informa quando, por necessidade comprovada, não for possível exame de conformidade na totalidade dos processos executados no SIAFEM, conforme estabelecido no Art. 1º da Portaria AGE Nº122/2008, este deverá ser efetuado por Técnica de Amostragem, conforme transcrito a seguir:

 “RP - observe o Fluxo de processos estabelecidos na Portaria AGE Nº 122/2008, que exige o envio dos processos para conformidade do APC/UCI.Quando, por necessidade comprovada, não for possível a totalidade do exame, este deve ser efetuado por Técnica de Amostragem, observando as normas técnicas para realização de trabalhos por amostragem, que deve ser representativa, significativa e relevante, visando a obtenção de razoável segurança para se proceder ao registro da Conformidade Diária, no SIAFEM, em sua plenitude, bem como para subsidiar a emissão do Relatório e Parecer da Unidade de Controle Interno (...) .” (grifos nossos)

         Depreende-se então que da análise das normas que tratam do assunto e que resultaram na formulação da referida RP, os seguintes aspectos foram observados por esta AGE:

- o princípio de controle da relação Custo x Benefício;

- que a atuação de UCI/APC pode apresentar-se em ambiente organizacional, cujo o fluxo de processos operacionais apresenta-se em demanda superior e incompatível com a capacidade instalada das UCI/ APC, tornando necessária a utilização de Critérios de Amostragem em sua atuação;

- a existência de Órgãos/ Entidades do Poder Executivo Estadual com níveis de complexidade diversa e com Controles Internos em diferentes fases de implementação, exigindo tratamento condicionado a cada realidade, para o constante e permanente aperfeiçoamento dos mesmos;

         Ante o exposto, verifica-se que, em regra, todos os processos serão encaminhados à (ao) UCI/APC, sendo plenamente possível a atuação dos mesmos por Técnicas de Amostragem, conforme parâmetros definidos nos normativos existentes. Assim, quanto à necessidade de realização de Conformidade no SIAFEM, são mantidas todas as exigências legais e normativas para sua utilização, devendo ser:

- observados os critérios técnicos estabelecidos para sua utilização;

- comprovada a impossibilidade de serem analisados todos os processos, diante de uma demanda superior a capacidade instalada da (o) UCI/APC.

         Finalmente, importante ressaltar que não será admitida a utilização de amostragem nos casos em que houver expressa previsão legal, normativa e/ou determinação de Órgão Competente, seja do Gestor Máximo, do Órgão Central do Sistema de Controle Interno ou do Controle Externo para atuação da(o) UCI/APC, como por exemplo:

Convênios; Suprimento de Fundos; SI AGE SICONP; SDI AGE; SIC AGE; RDO AGE; RP’s AGE, dentre outros, que exijam atuação em cada um e em todos os processos existentes.

       Ainda neste aspecto, faz-se oportuno lembrar o que determina a IN AGE Nº 001/2014, a seguir transcrito, uma vez que a (o) UCI/APC verifica os Controles Internos existentes e não é a única estrutura de Controle dentro do Órgão/Entidade:

 “Art. 3º Todas as estruturas administrativas existente nos Órgãos/ Entidades da Administração Pública devem exercer o Controle Interno permanente e contínuo sobre a etapa administrativa que lhe competir, por força das atribuições e competências a ela estabelecidas em Lei, objetivando a observância da legalidade, legitimidade, economicidade, eficiência, eficácia e publicidade dos atos praticados.

Parágrafo Único: Os Controles Internos serão realizados, avaliados e aperfeiçoados constante e permanentemente:

I - pelas Unidades Administrativas existentes na estrutura Organizacional da Unidade Gestora, no limite de suas competências e atribuições;

II - pelos Órgãos Componentes do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual;

 Art. 4º A avaliação dos Controles Internos tem por fundamento a verificação contínua e permanente da existência, do conhecimento e observância das Normas aplicáveis aos diversos assuntos pelas Unidades existentes na estrutura administrativa da Unidade Gestora.”

         Por fim, ressaltamos que a Conformidade dos Registros de Gestão tem como finalidade verificar se os registros dos Atos e Fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial efetuados pelo (a) Órgão/Entidade foram realizados em observância às normas vigentes; e a existência de documentação que suporte as operações registradas. Portanto, deve ser cumprida pelo (a) UCI/APC, dentro de suas possibilidades/especificidades e conforme atualmente definido por este Órgão Central do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual.

       Nesses contornos, se for o caso de amostragem, deve o (a) Órgão/Entidade descrever qual a metodologia adotada para seleção dos processos que sofreram análise: materialidade; relevância; criticidade; aleatório; planejamento anual. E, portanto, a amostragem ao ser substantiva e relevante, cabe ao Órgão/Entidade realizar a conformidade diária total e concluir pela conformidade ou não dos Atos e Fatos analisados.

     Ressaltamos que, em nosso site: www.age.pa.gov.br, campo “AGE ORIENTA”, disponibilizamos as orientações aos temas mais recorrentes, assim como as legislações pertinentes.

                   Inicialmente, esclarecemos que o Parágrafo Oitavo do Art. 9º de nossa Instrução Normativa AGE Nº 001/2014, assim dispõe:

“Parágrafo Oitavo: Não será exigida a emissão do Relatório e Parecer de que trata o Art. 8º desta IN para Órgãos/Entidades de responsabilidade da Secretaria de Estado da Fazenda – SEFA, considerando ser esse o Órgão Central de Contabilidade do Poder Executivo Estadual. (Redação dada pelos Incisos I e III do Art. 1º da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)”

         Logo, o infracitado parágrafo oitavo, refere-se tão somente às Unidades Gestoras de responsabilidade da SEFA, não é destinado aos Órgãos/Entidades do Poder Executivo Estadual.

            Assim, orientamos que seja emitido Relatório e Parecer do Responsável pela certificação da Gestão Contábil do (a) órgão/Entidade, conforme dispõe CAPÍTULO III - DO RELATÓRIO E PARECER DO RESPONSÁVEL PELA CERTIFICAÇÃO DA GESTÃO CONTÁBIL DO(A) ÓRGÃO/ENTIDADE, conforme alude nossa Instrução Normativa AGE Nº 001/2014, de 20 de novembro de 2014 , com as atualizações posteriores, assim dispõe:

CAPÍTULO III - DO RELATÓRIO E PARECER DO RESPONSÁVEL PELA CERTIFICAÇÃO DA GESTÃO CONTÁBIL DO(A) ÓRGÃO/ENTIDADE

(Redação dada pelos Incisos I e III do Art. 1º da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)

Art. 8º. As Prestações de Contas de Gestão de Recursos Públicos Estaduais Anual a serem remetidas ao Tribunal de Contas do Estado - TCE, no âmbito do Poder Executivo Estadual, deverão ser instruídas dentro das Normas aplicáveis, contendo o Relatório e Parecer do Responsável pela Gestão Contábil do(a) Órgão/Entidade, conforme ANEXO VI, com o objetivo de certificar que as operações ocorridas e os Atos praticados no Exercício analisado estão de acordo com Normas vigentes e com os Princípios da Contabilidade. (Redação dada pelos Incisos I e III do Art. 1º da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)

Parágrafo Único: O Parecer de que trata este Artigo deverá ser disponibilizado para consulta pública na internet, em atendimento aos dispositivos da Lei de Transparência, Lei de Acesso à Informação e da Lei de Responsabilidade Fiscal. (Redação dada pelo Art. 5º da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)

SEÇÃO I – DO RELATÓRIO E PARECER SOBRE A GESTÃO CONTÁBIL DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA ESTADUAL DIRETA E INDIRETA, AUTÁRQUICA E FUNDACIONAL.

(Redação dada pelo Inciso III do Art. 1º da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)

Art. 9º. No âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo Estadual, as atividades de acompanhamento e conformidade contábil no Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios - SIAFEM são atribuições dos Responsáveis pelos serviços de contabilidade dos respectivos Órgãos/Entidades, sendo representado pelo Contador Responsável pela Gestão Contábil do(a) Órgão/Entidade. (Redação dada pelo Inciso I do Art. 1º da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)

Parágrafo Primeiro: O Contador Responsável, conforme especificado no caput deste Artigo, encaminhará à Auditoria Geral do Estado - AGE, Órgão Central do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, Relatório e Parecer quanto à Conformidade Contábil do(a) Órgão/Entidade no prazo estabelecido anualmente no Cronograma e Conteúdo Processual constante do ANEXO I, I-A e I-B– CRONOGRAMA E CONTEÚDO PROCESSUAL desta IN. (Redação dada pelos Incisos I, II e III do Art. 1º da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)”

        Orientamos, conforme nossa Instrução Normativa AGE Nº 001/2014, que no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo Estadual, as atividades de acompanhamento e conformidade contábil no Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios - SIAFEM são atribuições dos Responsáveis pelos serviços de contabilidade dos respectivos Órgãos/Entidades, sendo representado pelo Contador Responsável pela Gestão Contábil do(a) Órgão/Entidade.

        Ressaltamos que, em nosso site: www.age.pa.gov.br, campo “AGE ORIENTA”, disponibilizamos as orientações aos temas mais recorrentes, assim como as legislações pertinentes.

Apesar da UG 270103 ser vinculada a SEMAS, tem orçamento e execução financeira independente, com ordenador de despesas próprio. Esta UG é utilizada para executar recursos próprios, na fonte do tesouro 010100000 (recurso do estado). O Núcleo utilizada ainda outra UG, a UG 270104, que executa recursos do Fundo Amazônia em fonte especifica (recurso federal). No cronograma da AGE, deveríamos fazer a prestação de contas em conjunto com a SEMAS, da UG 270103 - NEPMV e não consta a outra UG a 270104. Como devemos proceder?”

        Inicialmente, que a Instrução Normativa AGE Nº 001/2014, de 20 de novembro de 2014, na Seção IV – Da apresentação de informações consolidadas, com as atualizações posteriores, assim dispõe:

“SEÇÃO IV – DA APRESENTAÇÃO DE INFORMAÇÕES CONSOLIDADAS.

(Incluído pelo Inciso VI, Art. 4º, da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)

 Art. 7º-A Para os(as) Órgãos/Entidades que se enquadrem na hipótese prevista no Inciso III do Parágrafo Único do Art. 3º: (Incluído pelo Inciso VI, Art. 4º, da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)

I – deverão ser apresentados no ANEXO IV - RELATÓRIO DA(O/OS) UNIDADE DE CONTROLE INTERNO – UCI/AGENTE(S) PÚBLICO(S) DE CONTROLE – APC(s) e no ANEXO V e V-A – PARECER DA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO – UCI/AGENTE(S) PÚBLICO(S) DE CONTROLE – APC(s) informações consolidadas da Unidade Gestora Principal/Órgão Central juntamente com as da(s) sua(s) Unidade(s) Gestora(s) Vinculada(s); (Incluído pelo Inciso VI, Art. 4º, da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)

II - a Unidade de Controle Interno – UCI/Agente(s) Público(s) de Controle – APC(s) da Unidade Gestora Principal /Órgão Central poderá exigir, dentre outras e sempre que necessário, para exercer adequadamente suas atribuições, da(s) Unidade(s) de Controle Interno – UCI/Agente(s) Público(s) de Controle – APC(s) da(s) Unidade(s) Gestora(s) Vinculada(s) que lhe encaminhe(m) informações necessárias, inclusive na forma de Relatório e Parecer impressos, conforme estabelecido nos Caputs dos Artigos 6º e 7º. (Incluído pelo Inciso VI, Art. 4º, da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)

Parágrafo Primeiro: Objetivando dar maior efetividade à orientação e integração das informações dos Órgãos Componentes do Sistema de Controle Interno, aAGE publicará, anualmente, Relação de Órgãos/Entidades de que trata o Inciso III do Parágrafo Único do Art. 3º. (Incluído pelo Inciso VI, Art. 4º, da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)

Parágrafo Segundo: eventuais Papéis de Trabalho decorrentes de informações produzidas conforme a hipótese do Inciso II deste Artigo serão arquivados pelos solicitantes e ficarão à disposição dos Órgãos de Controle para consultas/testificações, caso julgados por estes necessários. (Incluído pelo Inciso VI, Art. 4º, da INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE Nº 002/2015, de 10 de novembro de 2015)” (grifos nossos)

        Orientamos, conforme nossa Instrução Normativa AGE Nº 001/2014, que a Unidade de Controle Interno – UCI/Agente(s) Público(s) de Controle – APC(s) da Unidade Gestora Principal /Órgão Central poderá exigir, dentre outras e sempre que necessário, para exercer adequadamente suas atribuições, da(s) Unidade(s) de Controle Interno – UCI/Agente(s) Público(s) de Controle – APC(s) da(s) Unidade(s) Gestora(s) Vinculada(s) que lhe encaminhe(m) informações necessárias, inclusive na forma de Relatório e Parecer impressos, conforme estabelecido nos Caputs dos Artigos 6º e 7º da Instrução Normativa AGE Nº 001/2014.

         Assim, o NEPMV faz Relatório e Parecer das UG’s 270103 e 270104, e envia para a Unidade de Controle Interno – UCI/Agente(s) Público(s) de Controle – APC(s) da Unidade Gestora Principal, conforme consignado na Instrução Normativa AGE Nº 001/2014.

        Ressaltamos que, em nosso site: www.age.pa.gov.br, campo “AGE ORIENTA”, disponibilizamos as orientações aos temas mais recorrentes, assim como as legislações pertinentes.

Estou com dificuldades para preencher o Quadro nº 02 do Item X do Anexo IV do Relatório da Unidade de Controle Interno - UCI, uma vez que temos 18 ações em 6 programas e o arquivo é protegido, não permitindo incluir mais linhas. Tentei dar o enter mas só abre espaço e não duplica o campo pra preencher a valoração daquela ação. Aguardo orientações

A utilização ANEXO IV e V - ADM_DIRETA - IN AGE Nº 001.2014_ATUALIZADA, no processo de preenchimento do formulário não contempla o recurso de inserção de linha e/ou coluna nos quadros.

Para o QUADRO Nº 02 – DEMONSTRATIVO DOS PROGRAMAS EXECUTADOS PELO(A) ÓRGÃO/ENTIDADE E COMPOSIÇÃO DO GRAU DE VALORAÇÃO PELO GP PARÁ já está disponível desde o dia 27/11/2015, no sítio desta AGE, uma atualização do formulário eletrônico, que ampliou de 5 linhas para 10 linhas este quadro. Para informar ações dentro de um programa, deve-se teclar <ENTER> no final de cada ação, de modo análogo na atribuição dos valores de desempenho de cada ação.

Ressaltamos que, em nosso site: www.age.pa.gov.br, campo “AGE ORIENTA”, disponibilizamos as orientações aos temas mais recorrentes, assim como as legislações pertinentes.

Consulta:Senhores, se possível peço a colaboração : Fiz o download do arquivo Anexo VI e V do Relatório, só que em algumas páginas tem o inicio de um item, permanecendo a pagina em branco e dando continuidade ao item somente em outra página com o quadro respectivo, como proceder?  Ex: A(s) Solicitação (s) de Ação (es) Corretiva (s)-SAC (s) não atendidas podem ser verificadas a seguir , ordenadas por assunto: (pág.62) .............................. (tudo em branco) Quadro n° 07 (pág. 63) Quanto ao rodapé não há possibilidade de modificar, o que fazer? E o cabeçalho?Se houver linhas em branco nos quadros por não serem utilizadas e a ausência de preenchimento de alguns, deixo em branco ou há possibilidade de apagar? Atenciosamente

 1)Já está disponível desde o dia 27/11/2015, no sítio desta AGE, a atualização do formulário eletrônico que corrige a situação de páginas em branco, decorrentes de quebras de páginas inclusas no formulário eletrônico;

2)O texto registrado no rodapé segue um padrão que acrescenta automaticamente a informação <<Nome – Sigla do Órgão/Entidade>> (informada no início da página três). Em função de versões diferentes do MS WORD, da qual foi produzido o formulário eletrônico, haverá casos em que este processo automático não ocorrerá durante o preenchimento de informações, entretanto na impressão o resultado projetado será alcançado.

3)Na situação em que não há informação para ser preenchida nos quadros, a recomendação é deixar em branco.

Ressaltamos que, em nosso site: www.age.pa.gov.br, campo “AGE ORIENTA”, disponibilizamos as orientações aos temas mais recorrentes, assim como as legislações pertinentes.

Consulta: sou do planejamento e não estou conseguindo incluir linha na tabela do anexo X. preciso inserir 02 linhas

Sra. Helena Palhano, o Anexo da IN AGE Nº 001.2014_ATUALIZADA faz referência aos números dos Relatórios de Auditoria de Gestão AGE e Parecer AGE, ou seja não corresponde a entrada de dados.

A situação de preenchimentos de quadros ocorre quando da utilização do ANEXO IV e V - ADM_DIRETA - IN AGE Nº 001.2014_ATUALIZADA. Nestes anexos, o preenchimento do formulário não contempla o recurso de inserção de linha e/ou coluna nos quadros.

Por outro lado, para o QUADRO Nº 02 – DEMONSTRATIVO DOS PROGRAMAS EXECUTADOS PELO(A) ÓRGÃO/ENTIDADE E COMPOSIÇÃO DO GRAU DE VALORAÇÃO PELO GP PARÁ já está disponível desde o dia 27/11/2015, no sítio desta AGE, uma atualização do formulário eletrônico, que ampliou de 5 linhas para 10 linhas este quadro. Para informar ações dentro de um programa, deve-se teclar <ENTER> no final de cada ação, de modo análogo na atribuição dos valores de desempenho de cada ação.

Ressaltamos que, em nosso site: www.age.pa.gov.br, campo “AGE ORIENTA”, disponibilizamos as orientações aos temas mais recorrentes, assim como as legislações pertinentes.

Solicito informações sobre preenchimento do Quadro 01, do anexo IV. O que fazer quando o número de convênios a ser listado for maior que o número de linhas disponíveis no quadro?

A utilização ANEXO IV e V - ADM_DIRETA - IN AGE Nº 001.2014_ATUALIZADA, no processo de preenchimento do formulário não contempla o recurso de inserção de linha e/ou coluna nos quadros.

Para o “QUADRO Nº 01 – DEMONSTRATIVO DOS CONVÊNIOS CELEBRADOS E DOS PARECERES DO CONTROLE INTERNO EMITIDOS” será atendida a inclusão de linhas quando:

1) AUCI/APC do Órgão/Entidade solicitar via AGE-ORIENTA tal inclusão, especificando o número de linhas e encaminhando o arquivoREL_e_PAR_UCI_SETUR_2015.DOC (nome padronizado conforme especificado no Art 7C, Inciso II da IN 001/2014 Atualizada) paraolavo.pereira@age.pa.gov.br identificando o assunto como: AGE ORIENTA seguido do número da consulta (por exemplo: AGE ORIENTA Nº 406).

2)A solicitação for encaminhada até o dia 3/12/2015; não atentado para este prazo as informações deverão ser incluídas na secção XIII – Informações Adicionais Relevantes, no paragráfo <<Detalhar outras informações adicionais julgadas relevantes, caso contrário apague ete aviso>>

Ressaltamos que, em nosso site: www.age.pa.gov.br, campo “AGE ORIENTA”, disponibilizamos as orientações aos temas mais recorrentes, assim como as legislações pertinentes.

A Prestação de Contas de 2015, quanto ao Rol de Responsáveis pela SIC, esse rol será o responsável em responder as perguntas dos SIC?

Quanto a Prestação de Contas 2015, orientamos que o Servidor responsável pela SIC que vai constar do Rol de Responsáveis do Anexo III da Instrução Normativa AGE Nº 001/2014, de 20 de novembro de 2014, é aquele que vai prestar as informações solicitadas pelo Órgão/Entidade.